Base de données clients : le guide complet pour en créer une

Parce qu’aujourd’hui, la concurrence est de plus en plus rude pour les entreprises, chacune d’entre elles doit être capable de se différencier. Pour ça, il faut pouvoir établir des stratégies sur-mesures.

Dans cette optique, la base de données clients est incontournable, pour la simple et bonne raison qu’elle regroupe toutes les informations concernant vos clients, de manière à savoir quoi faire, et quand.

On vous explique comment construire une base de données clients en béton !

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Base de données clients : qu’est-ce que c’est ?

Pour faire simple, une base de données clients est un dossier digital centralisé contenant toutes les informations sur votre clientèle.

Chaque client y possède une fiche complète et à jour. Vous obtenez ainsi une vue d'ensemble de votre portefeuille clients, permettant de savoir précisément où vous en êtes avec chacun d'eux.

Que ce soit des prospects, des acheteurs réguliers, d'anciens clients à relancer ou des contacts hésitants, les données collectées vous permettront de mettre en place une stratégie 100 % personnalisée et efficace.

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Pourquoi avoir une base de données clients efficace ?

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Avoir une base de données clients, c’est bien. La rendre performante, c’est mieux ! Beaucoup d’entreprises possèdent des informations obsolètes ou incomplètes, rendant leurs fichiers inexploitables. Vous devez absolument créer des documents exhaustifs. Ne vous contentez pas de collecter l’âge, le nom et l’adresse mail de votre client.

👉Découvrez 3 astuces pour trouver une adresse mail en ligne

Étudiez les segmentations pertinentes avant de commencer. En fonction de votre plan de prospection, définissez les informations à collecter. Vos besoins peuvent évoluer, donc améliorez continuellement vos processus !

Maintenez vos données à jour. Des informations d’il y a 3 ans ne sont plus fiables. Une base de données clients réussie nécessite des mises à jour régulières pour rester efficace.

De plus, gérez bien les accès à votre fichier client. Vos équipes marketing doivent pouvoir l’ouvrir pour optimiser vos stratégies. Partagez ces données avec les personnes concernées dans votre entreprise pour une utilisation optimale !

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Les avantages d’une base de données clients performante

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👉 Fidéliser vos clients

Saviez-vous que 20 % de vos clients génèrent 80 % de votre chiffre d’affaires ? Ces statistiques soulignent l'importance de la fidélisation. Pour ce faire, une base de données clients bien conçue est un atout précieux. Vous pouvez visualiser d’un coup d’œil les derniers achats de chaque client, leurs préférences, besoins, âge, localisation, et historique des conversations. Cela vous permet de les adresser de manière personnalisée, montrant à la fois votre professionnalisme et votre intérêt.

👉 Créer une base de données clients pour maximiser vos gains

La personnalisation booste les ventes. En connaissant les besoins et contraintes de chaque prospect, vous saurez comment les aborder efficacement. Oubliez les mails génériques et sans intérêt : agissez au moment idéal avec les mots justes. Des informations précises permettent aussi des segmentations socio-démographiques ou comportementales astucieuses. Vous classerez les profils selon leurs points communs et vos objectifs, élaborant ainsi des stratégies adaptées. Maintenir une base de données clients à jour est crucial pour augmenter vos ventes.

👉 Sublimer votre image de marque

Une prise de contact personnalisée inspire confiance et sympathie. Tandis que des e-mails ou appels génériques peuvent agacer, s'adresser spécifiquement à vos prospects renforce votre notoriété. Vous apparaîtrez comme une marque jeune, dynamique, et centrée sur la satisfaction client. Enrichir et améliorer votre base de données clients contribue donc à renforcer votre image de marque.

👉 Comprendre le cycle de vente et ses failles

Une base de données clients permet de tirer des conclusions sur la satisfaction globale de vos acheteurs. Un taux de churn élevé indique qu'il faut déterminer les causes de ces départs. À l’inverse, une vague de nouveaux prospects montre que vos efforts sont payants. Une bonne base de données clients vous aidera à mettre en place des KPI pertinents, vous engageant ainsi dans une démarche d’amélioration continue.

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De quoi se compose une base de données clients ?

Les informations sur le client

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Lorsque vous créez votre fichier client, il est important de recueillir des informations de base comme :

👉 le nom ;

👉 l'adresse e-mail ;

👉 le numéro de téléphone ;

👉 l'adresse postale.

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Comme dit plus haut, vous avez intérêt à élargir au maximum les informations récoltées de la plus basique à la plus poussée :

👉 l'intitulé du poste ;

👉 la taille de l’effectif de l’entreprise ;

👉 le lieu du siège de l’entreprise ;

👉 la date de la dernière levée de fonds de l’entreprise

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Les habitudes d’achat du client

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Quand vous visualisez un profil client, vous devez savoir ce qu’il a acheté et quand.

💬 Prenons un exemple : si vous gérez un magasin de puériculture et qu’une jeune maman a commandé des vêtements de grossesse et un couffin, il est probable qu’elle aura bientôt besoin d’une chaise haute, ou d’un tapis de jeu.

Ayez aussi en tête le montant des achats réalisés pour évaluer le budget de chaque client. Les profils dépensant régulièrement des sommes importantes méritent une attention particulière. C’est l’occasion parfaite de leur offrir des petites attentions pour renforcer leur fidélité.

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Le taux de satisfaction

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Connaître l’historique d’achat de chaque client est un bon début, mais ce n’est pas suffisant pour évaluer leur proximité avec votre entreprise.

Pour aller plus loin, vous devez mesurer leur taux de satisfaction. Assurez-vous de recueillir les résultats de vos enquêtes, les plaintes et retours pour chaque profil, ainsi que l'issue positive ou négative du dernier contact. Intégrez également leur score de satisfaction. Cela vous donnera une vision plus précise des clients à traiter avec précaution et de ceux qui sont devenus fidèles à vos services.

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L’importance du respect de la RGPD

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L’exploitation des données personnelles est régie par le RGPD, qui garantit le respect de la vie privée de chacun. Vous ne pouvez pas utiliser les informations de vos prospects sans leur consentement, sous peine de lourdes sanctions financières.

En clair, vous devez obtenir l'approbation de vos contacts (opt-in) avant de les intégrer à votre base de données.

La transparence lors de la collecte des données est primordiale pour inspirer confiance et respecter la légalité. Expliquez à vos prospects et clients comment leurs informations seront traitées et offrez-leur la possibilité de se rétracter à tout moment. Cette procédure doit être simple et accessible, que ce soit dans vos CGV ou directement dans vos emails. Si un client ne souhaite plus recevoir vos offres, vous devez respecter son choix.

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⭐️ Notre conseil : adressez-vous uniquement aux profils qualifiés pour éviter le spam et maximiser votre taux de conversion. Enfin, si un contact n'a pas interagi avec vous depuis plus de 3 ans, il est raisonnable de l'exclure de votre base de données clients. Cela vous permettra de concentrer vos efforts sur les profils réellement intéressés par vos services et d'améliorer ainsi votre efficacité.

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Astuces pour recueillir les informations pour sa base de données clients

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Vous disposez de plusieurs leviers pour créer votre base de données clients.

👉Vous pouvez collecter des informations via vos formulaires de sites web, en proposant l'abonnement à une newsletter ou le téléchargement de ressources.

👉La collecte peut également se faire lors d'événements, de jeux concours ou par le biais d'enquêtes. Vos bons de commande fourniront des informations précieuses sur l'identité et les coordonnées de vos acheteurs.

Cela va sans dire, mais disons-le quand même : cette collecte doit être subtile et engageante. Vos prospects ne doivent pas se sentir contraints, mais comprendre l'utilité de ces informations.

Expliquez clairement l'usage de ces données, par exemple : « Afin de vous proposer une expérience personnalisée, nous recueillons… ».

⭐️ Notre conseil : Évitez de poser trop de questions dès le premier contact pour ne pas les décourager. Enrichissez votre base de données clients progressivement.

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La mise à jour de la base de données clients

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Pour rester pertinent, il faut vérifier régulièrement que votre base de données clients est à jour. Cela inclut la mise à jour des adresses, des numéros de téléphone et des contacts de référence, en particulier dans un cadre BtoB. Recherchez également les doublons et les informations inexploitables pour les corriger.

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Pourquoi utiliser un CRM pour la création et la gestion de sa base de données clients ?

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Vous pouvez bien entendu utiliser Excel pour enregistrer les données de vos clients, mais un CRM demeure nettement plus efficace :

👉 vous gagnez du temps,

👉 vous minimisez le risque d’erreurs,

👉 vous assurez une centralisation parfaite des informations.

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Lorsque vous gérez un portefeuille client volumineux, un simple tableur peut entraîner des erreurs. Utiliser un logiciel CRM pour créer et gérer votre base de données clients est donc indispensable. Chaque entrée est simplifiée et centralisée, permettant un accès facile à tous les membres autorisés. Dernier avantage sur le CRM : un système de recherche rapide permet de détecter immédiatement les doublons.

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Logiciel Hubspot : l’outil parfait pour créer et gérer sa base de données clients

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Chez Growth Room, nous utilisons le CRM Hubspot, dont nous sommes partenaires Hubspot platinium, pour nos clients et nous-même !

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Le logiciel CRM Hubspot, parmi les meilleurs CRM en ligne, présente pas mal d’avantages :

👉la création d’une base de données est gratuite ;

👉vous organisez et gérez facilement vos contacts, vos transactions et vos tâches ;

👉vous simplifiez et automatisez le processus de création et d'envoi d'e-mails et de propositions commerciales grâce à l'automatisation des ventes ;

👉vous pouvez partagez rapidement des documents avec vos contacts, depuis HubSpot ou directement depuis votre boîte de réception Outlook ou Gmail ;

👉vous planifiez une réunion avec vos prospects ou clients via un simple partage de lien et évitez les échanges d'e-mails fastidieux lors de la planification de réunions.

Bref, tout est fait pour faire passer votre entreprise au niveau supérieur !

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