Emailing : Comment contacter les journalistes et susciter leur intérêt

Un article publié dans un média est un atout pour votre visibilité et votre notoriété. Mais comment obtenir une telle mise en avant ? N’attendez pas que les journalistes viennent vers vous, contactez-les directement. Dans cet article, je vous explique – étape par étape – comment les contacter, et surtout, comment écrire un email pour susciter leur intérêt. Suivez le guide.

Avant de débuter, une petite présentation s’impose. Je m’appelle Marine, et avant de rejoindre Growth Room, j’étais journaliste. J’ai travaillé pour différents médias, jusqu’à fonder mon propre site. Durant ces années, j’ai été contactée par de nombreuses startups et entreprises en quête de visibilité. Chaque jour, je recevais une centaine d’emails, et dans ce flot, seulement deux ou trois captivaient mon attention. Message trop flou, démarche maladroite… Direction la corbeille. Alors, comment sortir du lot ?

Si vous souhaitez activer une campagne RP, suivez ce guide bien pratique. Vous apprendrez à écrire des emails percutants qui obtiendront des réponses et/ou (fingers crossed) des articles.

Vous y retrouverez :

• Des conseils pour bien vous préparer
• Une méthode pour rédiger un email au top + témoignages de journalistes
• Des exemples d’emails à faire et à ne pas faire
• Un template (c’est cadeau)

Et les agences de relations presse ? Vous pouvez bien sûr passer par une agence RP. Elle s’occupera de tout et vous garantira – normalement – des retombées. Les agences ont une réelle expertise mais elles sont assez coûteuses.

Envoyer des emails aux journalistes : définir son objectif

Communiquer avec la presse est un exercice qui ne s’improvise pas. Vous n’allez pas contacter les journalistes pour ne rien dire. Commencez donc par définir votre objectif. Quel message souhaitez-vous transmettre ? Que souhaitez-vous annoncer ? Vous devez apporter de la valeur.

Bien cibler les médias et les journalistes

Trois étapes :

• Sélectionner les médias qui correspondent à votre secteur. Si vous êtes une marque de lingerie, vous n’allez pas contacter un site ou une revue spécialisée dans la tech. Logique. Envoyé au mauvais destinataire, votre email sera mis à la poubelle. Pire, être classé comme étant un spam.

• Se renseigner sur leur lectorat. Correspondent-ils à ma cible ? À mes personas ?

• Se renseigner sur le journaliste. Sur quelle rubrique écrit-il ? Quels ont été les sujets traités ? Quels sont ses sujets de prédilection ? A-t-il déjà parlé d’un de mes concurrents ? Etc. Prenez le maximum d’informations et lisez tous ses articles. Je vous explique pourquoi après.

À noter que certains journalistes sont pigistes, c’est-à-dire qu’ils travaillent pour différents médias. Ils peuvent piger de manière régulière avec un titre, ou n’avoir pigé qu’une seule fois. Faites attention. Sachez également que les journalistes changent régulièrement de rédaction. Soyez au courant de leurs actualités.

Journalistes : où trouver leur adresse mail ?

Une fois que vous avez bien ciblé et constitué votre liste de contacts, partez à la pêche aux mails. Vous les trouverez sur leur site Internet dans la rubrique « Contact » ou bien dans l’Ours (encart regroupant tous les contacts) du magazine/journal en question.

Faites également un tour sur LinkedIn, vous trouverez peut-être votre bonheur.

S’il vous manque des adresses, sachez que les emails sont souvent sous le même format : nom. prénom@media.com, prénom@media.com, etc. N’hésitez pas à utiliser hunter.io. Un tool assez magique. Tapez dans la barre de recherche le nom du média et l’outil vous indiquera les modèles utilisés.

À noter que des sites comme Cision proposent des bases de données régulièrement mises à jour. La plateforme est toutefois payante. Bah oui, ce serait trop beau sinon ;)

Comment rédiger un email percutant

Vous avez défini votre objectif, constitué votre liste et vous l’avez enrichie au maximum. Good Job ! Vous avez fait la moitié du chemin. Prochaine étape : l’écriture de votre email.

Attention ! Vous ne faites pas du démarchage commercial. Un journaliste n’est pas un prospect, il ne va pas « acheter » votre produit ou votre service. Marquez-le sur un post-it, collez-le sur votre ordinateur et lisez-le plusieurs fois par jour. Un journaliste choisit un sujet POUR ses lecteurs.

Pour une campagne de cold emailing efficace (prospection), je vous recommande l’excellent article de Martin Galabru, un de nos spécialistes B2B.

L’objet de l’email

Un journaliste est extrêmement sollicité. Il reçoit des centaines d’emails par jour. Il faudra donc vous démarquer et attirer son attention. L’objet de votre email doit être court et parlant. Oubliez les objets type « Une publication sur votre site ».

« Il faut que j’aie le sujet bien écrit dans l’objet. J’en reçois tellement que parfois j’en supprime sans même prendre le temps de lire parce que l’objet n’est pas clair, et je passe sûrement à côté de trucs intéressants. »

Mathilde B. Journaliste food

Conseils : soyez malin. N’hésitez pas à utiliser le « RE : » pour augmenter votre taux d’ouverture. Et pour mettre toutes les chances de votre côté, personnalisez l’objet de votre email avec son prénom/nom ou son média.

Le contenu

L’hyper personnalisation

Pour captiver l’attention de votre destinataire, il faut hyper personnaliser votre email. D’où l’intérêt de bien se renseigner avant ! Ne vous basez pas seulement sur le prénom du journaliste et le nom du média. Évoquez rapidement en une phrase ses anciens articles, ceux que vous avez apprécié. « Je suis un lecteur assidu de X et j’ai adoré votre dernier article sur X ». Voilà un hook sympathique. Mais ne faites pas non plus de la lèche. Soyez subtile. Adaptez cette accroche en fonction de votre cible.

Expliquez votre sujet dès le début

L’information doit être claire et précise. Le journaliste doit savoir rapidement de quoi vous parlez.  

« Il faut arrêter avec les mails aux intros mystérieuses, j’ai besoin de vite savoir de quoi ça parle. »

Charlotte L. Journaliste spécialisée enfants

Après cette mise en bouche, vous pouvez ensuite apporter plus d’éléments. Donnez des détails, des chiffres, du contexte. Et si vous avez une histoire à raconter, une anecdote, présentez-la. Votre email sera d’autant plus captivant. En presse spécialisée B2B, donnez des chiffres, de la data, quelque chose à se mettre sous la dent.

Proposez des titres/des angles d’articles (optionnel)

Cela demande un peu de travail, mais vous apporterez une vraie valeur ajoutée. N’ayez pas peur de proposer des titres d’articles ou des angles.

« C’est pratique pour moi, et cela montre également que la personne a bien compris la ligne éditoriale du média. Je n’ai pas reçu beaucoup d’emails proposant des titres ou des angles. Mais quand j’en reçois, je réponds systématiquement. »

Léa.F journaliste lifestyle.

« J’aime beaucoup quand on me propose des angles. Bien sûr ça fait partie de mon boulot d’en trouver, mais parfois, il y a des choses vraiment sympas auxquelles je n’ai pas pensé toute seule, et ça me pousse à répondre. »

Mathilde B.

Mettez en avant une référence (si vous en avez une)

Vous avez déjà été interviewé ? Indiquez-le. « X nous ont consacré un article », « Je me permets de vous envoyer le lien de notre première interview ».

Proposez des visuels, un communiqué de presse ou un dossier de presse

Vous ne pourrez pas tout dire dans votre email. Ajoutez alors un communiqué de presse (CP) ou un dossier de presse (DP).

Ne les confondez pas : un communiqué de presse est un document d’une ou deux pages qui présente une information claire et concise. Le dossier de presse est un support complet qui présente votre entreprise, vos valeurs, vos actualités, etc. 

Si vous n’en avez pas, je vous conseille vivement d’en créer un sur Canva (plateforme de conception graphique) par exemple. Veillez à ce que la personne puisse faire un copier-coller de vos textes.

Beaucoup de journalistes lisent leurs emails sur leur smartphone. Évitez donc de joindre votre CP ou votre DP en pièce jointe. Insérez-le dans le corps de l’email à la fin. Mieux : insérez un lien sur lequel il pourra retrouver le document (Dropbox, drive)

N’oubliez pas non plus de transmettre des visuels en HD. Incluez un visuel dans le corps de votre email afin que le journaliste puisse se projeter, et un lien pour télécharger toutes les images.

« J’ai besoin d’avoir accès à tout ce qu’il faut pour écrire un sujet (visuel, infos) sans même avoir besoin de contacter la personne. Je n’ai pas souvent le temps d’attendre la réponse. »

Charlotte L.

« Les visuels sont importants. J’ai besoin de me projeter. Et si le mail est accompagné d’un communiqué de presse, c’est encore mieux. J’ai besoin d’avoir de la matière, d’avoir à ma disposition des éléments concrets. L’idéal est d’avoir tous les éléments pour éviter de rappeler la personne. Je n’ai pas toujours le temps de faire des interviews. Alors si j’ai tout en main, c’est parfait. »

Léa F.

Concluez proprement

La question qui tue : « Vous voudriez bien parler de moi ? » Aïe ! Ne quémandez pas. Le journaliste ne fait pas la charité. Auriez-vous écrit à un prospect : « Vous voudriez acheter mon produit/service ? ». Non. Eh bien ne posez pas cette question.

Quelques exemples

• « Je reste à votre disposition si vous avez la moindre question. » Soft
• « Peut-on en discuter ensemble ? » Clair  
• « Seriez-vous disponible la semaine prochaine pour échanger ? » Droit au but.

N’oubliez pas de signer votre email. Votre signature doit être complète : numéro de téléphone, adresse mail, site Internet, réseaux sociaux, etc. Évitez les signatures sous format photo. Le copier/coller est impossible.

La présentation

Votre email doit être agréable à lire.

6 règles d’or :

• Éviter les fautes d’orthographe (la base)

• Aérez votre texte. Exit les gros pâtés !

• Mettez du gras, voire de la couleur sur les phrases importantes

• N’utilisez pas une police trop standard. Ça fait amateur.

• Utilisez des bullet points si plusieurs éléments sont à mettre en avant

• Votre email doit être lisible sur mobile

Quatre exemples d’emails à ne pas faire

Les problèmes :

Un objet très évasif / Aucune personnalisation / La personne ne prend pas le temps de m’expliquer qui ils sont, ce qu’ils font. Je ne suis pas captivée, et je n’ai pas envie de faire l’effort d’ouvrir son communiqué de presse.

Les problèmes :

Aucune personnalisation / Je ne connais pas le nom de la marque / Manque de détails / Pas de visuels / Question très maladroite 

Si vous avez compris cet email, je suis preneuse !

Problème :

Une approche très maladroite.

Quatre exemples de bons emails

Ces emails ne sont pas parfaits mais ont obtenu une réponse. Un article a même été publié (sauf pour le deuxième).

Les bons points :

Un objet qui suscite la curiosité / De la personnalisation (bon ok, la personne aurait pu aller plus loin) / J’ai une histoire un peu longue qui m’a toutefois captivée / J’ai le détail de leur produit et de leur démarche / J’ai un kit média

Les bons points :

Un objet curieux. Ai-je fait une demande d'interview ? Non, c'est étrange. Je clique / Un détail du produit / Des angles possibles pour écrire mon article / Un lien Dropbox avec tous les éléments si je veux en savoir plus.

Les bons points :

Une hyper personnalisation / De l’humour / Des détails sur leurs produits / Des chiffres impactants. « En 4 jours, nous avons dépassé les 700 préventes ». Si ça intéresse autant de monde, mes lecteurs le seront aussi. Je ne veux pas louper ça !

Les bons points :

Hyper personnalisation / Son email était très long (je ne vous ai pas tout mis) mais j’ai été captivée dès le début / Une histoire

Quand envoyer son email ?

Pas de créneaux magiques. Je vous conseille toutefois de l’envoyer dans la matinée vers 10h et l’après-midi vers 14h-14h30. Évitez le lundi matin. Les journalistes sont souvent en conférence de rédaction.

Emailing : relancer ou pas ?

« La plupart du temps, si je ne réponds pas, c’est soit que ça ne m’intéressait pas, soit que je n’ai pas eu le temps de le traiter. Je trouve donc ça agaçant d’être relancée sauf si le mail apporte une nouvelle information. Mais en règle générale, non, je n’aime pas ça. »

Charlotte L.

« Ça ne me dérange pas mais la relance doit apporter de la valeur. »

Léa F.

Conseils : vous pouvez faire un email de relance pour les journalistes qui n’ont pas ouvert votre email. Réexpliquez rapidement votre démarche et apportez de nouveaux éléments qui seraient susceptibles de les intéresser. Pour ceux qui ont ouvert votre email, patientez quelques jours avant de les relancer, et apportez un élément nouveau. Toujours pas de réponse ? Lâchez l’affaire. Ils ne sont pas intéressés.

Est-il conseillé d’appeler les journalistes ?

Pas de bonne réponse. Certains journalistes sont pour, d’autres contre.

Conseils : si vous avez le numéro personnel du journaliste et que vous ne le connaissez pas, n’appelez pas. Avoir le 06 est certes le Saint Graal, mais vous risquez de vous prendre un mur, un très gros mur. Contactez plutôt la rédaction, et si la personne n’est pas présente, demandez à être mis en relation avec un de ses confrères qui serait susceptible d’être intéressé par votre sujet. Qui ne tente rien n’a rien.

Contacter les journalistes sur les réseaux sociaux : oui et non

Si la personne n’a pas mis son poste en évidence sur les réseaux sociaux (Facebook, Instagram, Twitter), ne la contactez pas. La démarche est trop intrusive. Privilégiez LinkedIn mais ne « vendez » pas votre sujet directement. Faites d’abord connaissance.

Vous avez lu jusqu’ici ? Félicitations ! À vous de jouer maintenant.

Voici en cadeau un template. Adaptez chaque élément à votre situation. Sachez que je ne vous promets pas des réponses. Tout dépendra de vous et de votre actu :)

Email : template à utiliser

Objet. Il doit être court, parlant et impactant. Annoncez la couleur.

Accroche. Personnalisez votre email. Exemple : « Bonjour X, je suis un lecteur assidu du X. J’ai adoré votre dernier article sur… »

Présentation. Présentez-vous rapidement.

Développement. C’est quoi votre news ? Précisez et donnez des détails impactants. Lors de la rédaction dites-vous : « Pourquoi le journaliste devrait écrire un papier sur moi »

Proposition de titres/angles(optionnel). Le journaliste pourra se projeter. Proposez deux ou trois titres/angles.

Ressources. Lien de votre communiqué de presse ou de votre dossier de presse + visuels

Conclusion

Un visuel ou votre CP visible

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Conseil de notre équipe : pour générer de la croissance, le RP devrait être secondaire

En plus des RP, il existe beaucoup d’autres canaux d’acquisition scalables. La particularité du RP, c'est la capacité à générer un pic de trafic rapidement, mais vous n'en maitrisez pas la qualité, ni la durabilité.

C'est donc indispensable de diversifier vos canaux d'acquisition. Que vous soyez B2B ou B2C, des campagnes Paid Media sur des réseaux comme Facebook, Google ou LinkedIn, peuvent apporter du trafic de qualité, mais surtout sur la durée et non en pic ponctuel.

Et ça tombe bien, c’est notre mission chez Growth Room de vous mettre en place des campagnes sur-mesures et qui performent vraiment ! Vous pouvez évidemment prendre rendez-vous avec un expert Marketing chez nous sur ce lien pour que l'on en discute ensemble.