Well&Wizz : Comment nous avons assuré le traitement des leads à 100% avec Hubspot ?

Well&Wiz, c’est un cabinet de conseil qui mêle innovation et expertise. Mais c’est aussi un collectif dynamique de consultants experts indépendants, animés par la passion de transformer les entreprises et de stimuler leur croissance. Leur réseau de talents, triés sur le volet, regorge de spécialistes en conseil en Management, Organisation, IT & Digital.

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L’agence n’avait pas de CRM professionnel. La gestion des clients et prospects se faisait uniquement sur un document Excel. Le problème ? Tous les leads n’étaient pas traités, ce qui avait un impact direct sur le taux de transformation. Elle a donc fait appel à notre expertise CRM et Hubspot. Plus précisément, nous avons mis en place un compte Hubspot Sales Pro, ainsi qu’Hubspot Marketing Starter.

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Les grands enjeux de Well&Wizz :

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• Redéfinir le funnel de conversion ;
• Processer le traitement des leads au sein de l’équipe commercial pour améliorer la transformation ;
• Assurer que 100% des leads soient traités ;
• Avoir un suivi fiable des KPIs de performances business et de tracking des activités commerciales.

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La mise en place des actions Hubspot

L’intégration des leads

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Tout d’abord, nous avons clarifié la source des leads, en personnalisant la propriété de contact et en redéfinissant les leads à faire remonter avec du SEO et du trafic direct. Nous avons aussi automatisé la complétion de la source pour tous les leads entrants.

Ensuite, nous avons mappé les points d’entrées dans le CRM pour assurer que 100% des demandes entrantes tombent bien dans le CRM.

Nous avons aussi personnalisé des fiches d’information d’entreprise, de contact et de transaction, mais aussi créé un formulaire de demande de contact à intégrer sur le site internet.

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Le traitement des leads

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Nous avons mappé et personnalisé le pipeline de vente et du cycle de vie, comme ci-dessous.

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Ensuite, nous avons réalisé l’automatisation du traitement des leads entrants. Comment ? En effectuant de la tâche Sales ou du mail nurturing.

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L’utilisation des outils

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Le gros enjeu n’était pas seulement de mettre en place un système CRM Hubspot solide mais d’onboarder l’équipe commerciale du cabinet de conseil pour qu’elle sache parfaitement l’utiliser.

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‍Comment nous avons fait ?

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Nous avons, d’une part, créé des comptes  individuels complets avec :

• Une connexion Email,
• Une extension Mail Sales,
• Une connexion du calendrier,
• La création des liens de prise de rendez-vous personnalisés.

D’autre part, nous avons faire une démonstration d’Hubspot et de ses features indispensables :

• Vues filtrées,
• Utilisation des files de tâches,
• Création des liens de prises de réunion (robin ou individuels),
• etc

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La visualisation des données

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Pour répondre aux besoins du client, nous avons aussi créé des reportings personnalisés, comme dans l’exemple ci-après.

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Zoom sur les outils d’accompagnement Hubspot

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Nous avons utilisé Miro pour effectuer le mapping initial qui nous a permis de définir les actions à mettre en place.

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Ensuite, durant toute la durée de l’accompagnement, nous avons développé un document Notion qui nous permet de suivre nos actions chaque semaines.

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Les performances obtenues

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Aujourd’hui, les équipes commerciales sont onboardées à la prise en main du CRM Hubspot. Par ailleurs, le pipe a été parfaitement restructuré, avec des actions automatisées tout au long du funnel de vente, pour assurer le bon traitement de la totalité des leads entrants et des prospects. Ce qui n’était pas le cas avant : il y avait une important déperdition des leads dans le process Excel.